De interne automatisering van Isala

Geplaatst op 21-11-2013  -  Categorie: Algemeen  -  Auteur: Redactie

De interne automatisering van Isala

Werkgroep ICT 

 

Isala heeft natuurlijk in de eerste plaats tot doel om alle leden in staat te stellen de roeisport te beoefenen. De meeste activiteiten en financiële middelen staan dan ook terecht in dienst daarvan. Maar voor een goede gang van zaken binnen de vereniging kan Isala niet zonder administraties en communicatievoorzieningen. Denk aan de ledenadministratie, het financieel beheer, onze website, de nieuwsbrieven en andere mailingen en ons afschrijfsysteem. Daarbij zijn goede en efficiënte geautomatiseerde systemen onmisbaar. Deze vormen samen de interne automatisering van onze vereniging. Op dit moment gebruikt Isala meerdere geautomatiseerde systemen. In een plaatje ziet dat er zo uit:

 

Interne automatisering situatie_nu 20131121 

De belangrijkste problemen hiermee zijn:

 

  • Veel systemen en de daarvoor gebruikte pakketten zijn sterk verouderd.
  • Ze hangen als los zand aan elkaar, er is geen enkele integratie tussen de systemen.
  • We hebben drie verschillende leveranciers / providers voor onze systemen.
  • Het beheer kost veel onnodige tijd en inspanning en er ontstaan regelmatig fouten die weer opgelost moeten worden.
  • Kortom: Moeizaam, niet stabiel, niet toekomst vast, frustrerend en tijdrovend.

Door het bestuur is de werkgroep ICT ingesteld met als opdracht om verbeterplannen uit te werken voor de interne automatisering van Isala. Deze plannen zijn als voorstel op 15 november voorgelegd aan de ALV. Dit voorstel omvat de overgang naar een volledig geïntegreerd pakket, waarin de totale interne automatisering van Isala is ondergebracht. Na marktonderzoek is de keuze van de werkgroep gevallen op het pakket e-Captain. Dit pakket is modulair opgezet en biedt alle functionaliteit die Isala nodig heeft. En we zijn niet de eerste gebruiker. E-Captain wordt door tientallen organisaties gebruikt, waaronder een toenemend aantal roeiverenigingen. Zo kunnen we leren van elkaars ervaringen en staan we samen sterk naar de leverancier van e-Captain. Het voorstel van de werkgroep aan de ALV ziet er in een plaatje als volgt uit: 

 

 

Interne automatisering voorstel 20131121 

 

Dit voorstel biedt een aantal belangrijke voordelen voor Isala:

 

  • Volledig geïntegreerd pakket, modulair uit te breiden met extra functies als dat gewenst is.
  • Eén provider. Dit is de leverancier van e-Captain, de firma Dispi in Den Bosch.
  • Gecertificeerde koppeling met de KNRB voor ledenmutaties.
  • Beveiligde toegang vanaf willekeurige locatie met slechts één keer inloggen.
  • Toekomstvast, continuïteit wordt door de leverancier geboden, alle techniek buiten de deur.
  • Acceptabele eenmalige en jaarlijkse kosten (opgenomen in de begroting 2014).
  • Kortom: Isala kan zich weer volledig gaan bezighouden met verenigingszaken!

De ALV heeft ingestemd met dit voorstel en het bestuur heeft de werkgroep ICT opdracht gegeven de plannen te realiseren. En daarvoor moet het nodige werk worden verzet. Alle huidige administraties en de Website moeten migreren naar e-Captain. Schematisch houdt dat in:

 

Interne automatisering wat_gaat_mee20131121 

Op dit moment wordt al hard gewerkt aan de inrichting van e-Captain voor Isala. Het contract is afgesloten, proefmigraties van de ledenadministratie vinden al plaats, de redactiecommissie van de website en de nieuwsbrief is druk bezig een gedetailleerd migratieplan uit te werken. De werkgroep ICT doet er alles aan om nog dit jaar de ledenadministratie, de website en de nieuwsbrieven volledig in e-Captain onder te brengen. Voor de migratie van MyFleet naar e-Captain voor bootafschrijvingen en vlootbeheer nemen we wat meer de tijd. Het contract met MyFleet loopt nog tot half 2014, dat haalt de druk een beetje van de migratieketel.

 

Hopelijk geeft dit een beeld van de manier waarop Isala zich qua automatisering vernieuwd en op de toekomst voorbereidt. De werkgroep houdt jullie op de hoogte van onze vorderingen. En uiteraard horen jullie tijdig wat de invoering van e-Captain voor ieder lid betekent. De werkgroep zal veel aandacht besteden aan introductie, instructies en handleidingen. Het uiteindelijke doel is minder inspanning, minder fouten, maar meer gemak en vooral voldoening voor heel Isala!